עיצוב תפקידים למתנדבים החדשים – רשומה שנייה בסדרה: פרקטיקות לניהול מתנדבים במאה ה-21
רשומה זו פותחת את סדרת הרשומות עליה דיווחנו ברשומה הקודמת- סדרת רשומות שתעסוק בהתאמת הפרקטיקות של ניהול מתנדבים- למתנדבים החדשים במאה ה-21.
הפעם, נעסוק בנושא של עיצוב תפקידים למתנדבים החדשים. רבות נכתב בעבר על עיצוב תפקידים למתנדבים ועל החשיבות של עיצוב תפקיד למוטיבציה של המתנדב. אנו יודעים כי מנבא השימור מספר אחת הינו: המתנדב הנכון בתפקיד הנכון, מכאן שיש בראש ובראשונה להקדיש את הזמן הנדרש, לעיצוב התפקיד הנכון.
עיצוב תפקיד מגדיר את המשימות והאחריות של המתנדב, כמו גם את הדרכים, השיטות והטכניקות שבאמצעותן יבוצע התפקיד, העיצוב אף מגדיר את מערכות היחסים של המתנדב עם אלה שמנהלים אותו, אלה שמתנדבים איתו ואלה שכפופים אליו. למעשה, עונה עיצוב התפקיד על השאלות: מי? מה? איפה? מתי? למה? ואיך?
ברשומה זו, לא נדרש לסוגיית עיצוב התפקיד בכללותה, אלא נספק דגשים, הרלוונטיים לעיצוב תפקיד המותאם לציפיות של המתנדבים החדשים, אותן הגדרנו ברשומה הקודמת.
דגשים חשובים לעיצוב תפקיד למתנדבים החדשים:
- גמישות: תפקיד גמיש מפיק את המקסימום ממה שהמתנדב יכול ומסוגל לתרום לארגון בהתאם לנסיבות חייו. למעשה מדובר בתפקידים אשר ניתן להתאים ו"לתפור" למתנדב , דבר דורש להתבונן בתפקיד הפנוי ולבחון אם וכיצד ניתן להגמישו. ברשומה קודמת בבלוג, פירטנו דרכים מגוונות לייצר התנדבות גמישה.
- שימוש בכלים טכנולוגיים: המתנדבים החדשים מצפים כי הארגון יעשה שימוש יעיל בזמנם. בעידן של היום, כלים טכנולוגיים מאפשרים תקשורת יעילה ואפקטיבית בין המתנדב לבין הארגון. על כן, בעיצוב התפקיד על מנהל ההתנדבות לחשוב, כיצד הוא יכול לשלב אלמנטים טכנולוגיים שיקלו על המתנדב לבצע את תפקידו: שילוב משימות שיוכל המתנדב לעשות מביתו, באופן וירטואלי, שימוש בכלים טכנולוגיים לקביעת זמני ההתנדבות, או לקביעת דרכי דיווח ותקשורת בין המתנדב לארגון, כחלק מעיצוב התפקיד.
- מדידת תוצאות, שיתוף בתוצאות והערכה: על התפקיד המעוצב להכיל הגדרה ברורה של מדדים להצלחה, תהליכי מדידה, תהליכי הערכה ושיטות לשיתוף בתוצאות ההערכה. המתנדבים החדשים מעוניינים בהשפעה חברתית ובאימפקט ולשם כך, הם זקוקים לכלים ברורים שיאפשרו להם לבחון אם הם משיגים את מטרותיהם. הגדרת כלים אלו, כבר בשלב עיצוב התפקיד ועיצוב תפקיד מוגדר תוצאות, יאפשרו למתנדב לבחון את התקדמותו, כבר מהיום הראשון ולחשוב שביעות רצון מהישגיו.
- JOB SHARING – משימות שיתופיות: הרעיון שעומד מאחורי משימות שיתופיות הוא, שישנן משימות, או תפקידים, שיהיה קשה למתנדב לבצע לבדו, עקב מגבלות של זמן או זמינות. הרעיון הוא כי ניתן לעצב תפקיד- שמיועד בו זמנית למספר מתנדבים, שחולקים את המשימה ביניהם, גם אם זו משימה שבמקור חשבנו או ייעדנו למתנדב אחד בלבד.
- איחוד משימות: במקביל לשיתוף משימות, ניתן גם לאחד מספר משימות מבודדות, לכדי תפקיד אחד- שינוהל על ידי צוות של מתנדבים. זהו תהליך דומה, המאפשר לאנשים הן להתנדב בצוות והן לקחת על עצמם משימות שהם מסוגלים לבצע במסגרת הזמינות שלהם, תוך לקיחת אחריות משותפת עם אנשים נוספים. ככלל, תפקידים המעוצבים כך שיכילו שייכות או שותפות בצוותי משימה, הם רלוונטיים מאד למתנדבים החדשים.
- העלאת מרכיב האוטונומיה וקבלת ההחלטות בתפקיד: בעיצוב התפקיד למתנדב החדש, יש להקדיש מחשבה רבה למרכיבים בתפקיד, שיספקו למתנדב אפשרויות לעצמאות תפקידית, אוטונומיה וקבלת החלטות לגבי אופן ביצוע תפקידם. עצמאות תפקידית זו, מעודדת בתורה תרבות של לקיחת אחריות על התוצאות של התפקיד.
- הגדרה ברורה של מיומנויות נדרשות לביצוע התפקיד: מכיוון שהמתנדבים החדשים מעוניינים בתפקידים המביאים לידי ביטוי את החוזקות והיכולות שלהם, חשוב בשלב עיצוב התפקיד להקדיש מחשבה למיומנויות הנדרשות לביצוע התפקיד ולמיומנויות שניתן לפתח באמצעותו. הגדרה ברורה של מרכיבים אלה, תסייע בגיוס המתנדב המתאים לביצוע המשימה ובשימור המוטיבציה שלו לאורך זמן.
- CROSS TRAINING – הכשרות חוצות תפקיד: המתנדבים החדשים עשויים לצפות למגוון של משימות לביצוע. מגוון של משימות- דורש בתורו מגוון של מיומנויות. הרעיון שעומד מאחורי הכשרות חוצות תפקיד- הוא להציע במסגרת עיצוב התפקיד, מגוון של הכשרות נוספות שיוכל המתנדב לקחת בהן חלק, על מנת להרחיב את סט המיומנויות והכישורים שלו ולגוון, במידת האפשר, בתפקידו.
- רוטציות תפקידיות ומסלולי קריירה: רוטציה רלוונטית מאד להכשרות חוצות תפקיד. בתהליך עיצוב התפקיד, יש כבר להקדיש מחשבה- לגבי תפקידים אפשריים נוספים שיוכל המתנדב למלא בעתיד, תוך שימוש בניסיון שצבר בתפקיד זה. בין אם מדובר בקידום רוחבי- הכולל הרחבת המשימות הקיימות שלו ובין אם מדובר בקידום אנכי- הכולל לקיחת אחריות ניהולית, חשוב לצייר כבר בתהליך עיצוב התפקיד- אופקים תפקידיים ומסלולי קריירה אפשריים למתנדבים, שיספקו להם את הצורך בגיוון.
לסיכום,
מרכיבים אלה הם רק חלק ממגוון של מרכיבים שניתן וחשוב ליישם בתהליך עיצוב התפקיד למתנדב החדש. ברשומה זו ניסינו לתת בקצרה מספר כיוונים למחשבה, שיסייעו למנהלי התנדבות לשכלל את הפרקטיקה שלהם, בכל הנוגע לעיצוב תפקידים והתאמתם לציפיות המתנדבים. ברשומה הבאה נעסוק בתהליכי גיוס, המותאמים למתנדבים החדשים.