קליטת מתנדבים חדשים – רשומה חמישית בסדרה: פרקטיקות לניהול מתנדבים במאה ה-21

ברשומה החמישית של סדרת הרשומות העוסקת בפרקטיקות לניהול התנדבות במאה ה-21, אנו עוסקים בנושא הקליטה של מתנדבים חדשים למסגרת ההתנדבות.

כפי שסקרנו ברשומה הראשונה בסדרה, המתנדבים החדשים מתאפיינים בלוחות זמנים עמוסים. לפיכך על תהליך קליטתם להיות מקצועי ולענות על צורכיהם. תהליך סוציאליזציה נכון של מתנדב יאפשר לו לאמץ ולקבל את התרבות הארגונית, את מטרות הארגון ואת ההשתייכות לארגון. ככל שתהליך הקליטה יהיה מוצלח יותר ומזמין יותר, כך המתנדב ירצה להתמיד ולהצליח בעשייה ההתנדבותית.

הדגשים הבאים עשויים להיות חיוניים לקליטת המתנדבים החדשים:

  • תפעול והיבטים טכניים – מתנדבים צריכים להגיע למקום מאורגן ולקבל הרגשה שהם רצויים וכי מצפים להם. המתנדבים החדשים מבקשים להרגיש נחוצים, לכן על הארגון להעביר להם תחושה זאת ולהתארגן לבואם גם ברמות הטכניות הבסיסיות, מקום ותשתית בסיסית לפעולה, הכוללת תנאים פיזיים נאותים, סביבת עבודה נוחה ועוד.
  • זמינות ונגישות – כאמור, המתנדבים החדשים מצפים לארגון מקצועי ויעיל. אחד הביטויים למקצועיות טמון בזמינות של איש הקשר/רכז המתנדבים למתנדב. עד כמה ניתן להשיגו בקלות? עד כמה הוא חוזר במהירות לטלפונים/לדוא"ל? עד כמה הוא זמין למתנדב ומלווה אותו בצעדיו הראשונים בארגון?
  • תוצאות – על הארגון להטמיע עם המתנדבים שיח של תוצאות צפויות ומצופות מהם, כבר בתהליך הקליטה. מומלץ לשלב בתהליך ההכרות עם הארגון שיחה עם מתנדב ותיק, שיתאר למתנדבים החדשים את החוויה שלו ואת הישגיו והתוצאות שהשיג מול המוטבים או בתחום ההתנדבות. בהקשר זה נכון גם להציג את האופן שבו מודדים הצלחות בארגון.
  • מתנדב – חונך – מומלץ להגדיר למתנדב ותיק תפקיד של חונך למתנדב חדש, במטרה להבנות תהליך קליטה מותאם אישית למתנדב החדש. המתנדב החונך יוכל להיות הדמות שתספק מענה לשאלות, להכרות בלתי פורמאלית ולהתנהלות מיטבית בארגון.
  • שימוש באמצעים טכנולוגיים – אמצעים טכנולוגיים יכולים להקל את תהליך הקליטה של המתנדבים לארגון. אם קיימות לומדות שהמתנדב יכול ללמוד בהתאם ללוחות הזמנים שלו, במידה וישנו פורטל ארגוני הפתוח למתנדבים, חשוב להנגיש אותם למתנדבים כבר בתהליך הקליטה.
  • מסלולי קריירה – תהליך הקליטה של המתנדב צריך להבהיר למתנדב מהם מסלולי הקריירה ההתנדבותיים שהוא יוכל להגיע אליהם. בין אם במפגש ההכרות עם הארגון, מפגישים את המתנדב עם מתנדבים שעברו כברת דרך בארגון ובין אם בשיחת הקליטה המבהירה את ההזדמנויות להתפתח ואת האחריות של המתנדב להמשך התפתחות.
  • שיתוף ומעורבות – קיימת חשיבות להסביר ולהבהיר למתנדב כבר בשלב הקליטה היכן היינו רוצים את המעורבות שלו מעבר לתפקיד שהוא ממלא. המתנדבים החדשים רוצים להשפיע ולהוביל שינוי והפתיחות של מסגרת ההתנדבות לערב ולשתף מתנדבים חשובה בהקשר זה.