מיון המתנדבים החדשים – רשומה רביעית בסדרה: פרקטיקות לניהול מתנדבים במאה ה-21

רשומה זו היא הרביעית בסדרת הרשומות העוסקת בהתאמת הפרקטיקות של ניהול מתנדבים – למתנדבים החדשים במאה ה- 21. הפעם נעסוק בנושא המיון של המתנדבים החדשים, אך כמו ברשומות הקודמות, לא נעמוד על סוגיית מיון המתנדבים בכללותה, אלא נתייחס לסוגיות התאמת התהליך הארגוני של מיון המתנדבים למציאות העכשווית ולמאפיינים של המתנדבים החדשים.

המתנדבים החדשים מכתיבים למסגרות ההתנדבות את הצורך לחדד ולפעול על פי סטנדרטים מקצועיים בכלל ובתהליכי המיון בפרט. המשמעות לגבי מיון מתנדבים היא כזאת שמנהלי מתנדבים צריכים לקבל לתפקידי ההתנדבות רק מועמדים שמתאימים לתפקיד ההתנדבותי הן מתוך החובה כלפי המוטבים/מקבלי השירות והן מתוך החובה המקצועית כלפי הסביבה הארגונית. יש לציין כי מידת המיון עולה ככל שהתפקיד ההתנדבותי מורכב יותר.

מיון מותאם למתנדבים החדשים עשוי לכלול את הדגשים הבאים:

• מענה מהיר – לפני הכל, במיון הראשוני צריך להגיב מהר. הציפייה של המתנדבים החדשים לארגון מקצועי ויעיל וכזה שמגיב באפן מיידי. גם אם תהליך המיון כרוך בשלבים, הציפייה היא שהפנייה תענה באופן מיידי גם אם לא תטופל באופן מיידי. כלומר, שמסגרת ההתנדבות תתייחס לפניה ותתאר את שלבי ההתקדמות ביעילות מקסימאלית.
• קורות חיים – על רקע הצורך בהתנדבות בארגון מקצועי הממיין את מועמדיו בקפידה, קיימת לגיטימיות לתהליך מיון משמעותי ובתוכו לבקש בתהליך המיון קורות חיים ואף המלצות. חשוב להפעיל שיקול דעת למול מורכבות התפקיד. קורות חיים והמלצות הם כלי מיוני(לא בלעדי) לשילוב המתנדב הנכון בתפקיד הנכון, בהנחה שהתפקיד דורש זאת.
• מיון הדדי – מיון של מתנדבים הוא מיון הדדי. מסגרת ההתנדבות בוחנת אם המתנדב מתאים לה מתוך גמישות והפעלת שיקול דעת רחבה (בניגוד למיון עובדים), כמו גם המתנדב הפוטנציאלי. הוא בוחן אם התפקיד מתאים לו, המסגרת מתאימה לו ועוד. המתנדבים של היום, עם הציפיות שלהם למקצועיות לוקחים את המיון צעד קדימה – גם המתנדבים מראיינים היום את הארגון ולא רק הארגון את המתנדבים. מכאן, שיש מרכיבים שיווקים ומכירתיים בתהליך המיון.
• ראיון על תשתית אינטרנטית סקייפ/פייס-טיים – הצורך בגמישות מחייב את ארגוני המתנדבים להתגמש למול אורח החיים העמוס של המתנדבים. ניתן להשתמש בתשתית אינטרנטית לראיון. הדבר הופך להיות לגיטימי בעולם העבודה ויכול להקל על הנוגעים בדבר בניהול ההתנדבות. גם את טופס רישום המתנדבים, מומלץ לשלוח באמצעי אלקטרוני, מראש, כך שהמתנדב יוכל למלאו בזמנו החופשי והמראיין יוכל לעיין בו עוד בטרם יתקיים הראיון.
• דברו אליהם בתוצאות – במסגרת תהליך המיון ניתן להעניק למועמדים מידע על חשיבות המתנדבים בארגון, על הערך המוסף שלהם ועל ההשפעה של המתנדבים בארגון. באמצעות מידע זה יועבר המסר על ארגון מקצועי שמפעיל את מתנדביו בתבונה ובמחשבה תחילה.
• מיון באמצעות התנדבות חד פעמית (אפיזודית) – התנדבות אפיזודית הולכת ותופסת תאוצה, היא מהווה גם ביטוי לדרישה הולכת וגוברת של מתנדבים פוטנציאלים להיות מעורבים חברתית. חשוב לראות באירועי ההתנדבות החד פעמיים (אפיזודיים) כלי למיון הדדי – אפשרות של המתנדב להתנסות במסגרת ההתנדבות ושל המסגרת להכיר את המתנדב, להיחשף לאיכותו ותרומתו האפשרית.